Klachten worden gericht t.a.v. de Kwaliteitsverantwoordelijke van NORMEC BTV Audit, Roderveldlaan 2, 2600 Berchem (Antwerpen).
Beroepen worden gericht t.a.v. Voorzitter van het Onpartijdigheidscomité van NORMEC BTV Audit, Roderveldlaan 2, 2600 Berchem (Antwerpen). Alle beroepen worden gemeld aan BeSaCC-VCA.
NORMEC BTV Audit heeft een aantal deskundigen samengebracht in het Onpartijdigheidscomité dat erop toeziet dat NORMEC BTV Audit op een onpartijdige wijze de certificaten toekent en dat de verschillende belanghebbenden inspraak krijgen bij de certificatieactiviteiten bij de organisatie van het certificatieproces. Het Onpartijdigheidscomité kan gevraagd en ongevraagd advies verlenen.
Het comité bestaat uit de volgende leden, waarbij de voorzitter tevens de voorzitter is van de beroepscommissie
Alle post kan gericht worden aan:
Onpartijdigheidscomité NORMEC BTV Audit
T.a.v. de Voorzitter
Roderveldlaan 2
2600 Berchem (Antwerpen)
Elke klacht/beroep wordt na ontvangst gemeld aan de kwaliteitsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de registratie en het opmaken van het individueel dossier waarin alle documenten met betrekking tot de behandeling worden bijgehouden.
In geval van een beroep wordt er getoetst of het werd ingesteld binnen de 10 werkdagen na dagtekening van de beslissing of maatregel, zoniet wordt het beroep afgewezen.
Het secretariaat bevestigt binnen 5 werkdagen schriftelijk de ontvangst van klacht/beroep aan de indiener.
Het dossier wordt voorgelegd en een onderzoek wordt gestart naar de aanleiding (oorzaak) van de klacht/het beroep.
Voor de behandeling van een klacht wordt de directeur of een gemachtigde aangeduid die niet betrokken was bij het certificatiedossier.
Voor de behandeling van een beroep wordt de voorzitter van het Onpartijdigheidscomité ingelicht die de nodige stappen kan ondernemen.
Indien de klacht/beroep gegrond blijkt, zal na grondige analyse van de oorzaak, gepaste corrigerende en/of preventieve maatregelen worden gedefinieerd en uitgevoerd.
Bij een beroep m.b.t. VCA wordt steeds het UCvD-VCA geïnformeerd.
In alle gevallen wordt aan de indiener schriftelijk een gemotiveerd antwoord gestuurd binnen een termijn van 6 weken waarna de klacht/beroep als afgehandeld wordt beschouwd.
Klachten over gecertificeerde of een aanvragende instelling
Indien een klacht over een gecertificeerde instelling of een aanvragende instelling wordt ingediend, zal NORMEC BTV Audit met de instelling contact opnemen en deze de gelegenheid geven om de oorzaak van de klacht te achterhalen. Indien nodig zal de oorzaak van de klacht door NORMEC BTV Audit worden onderzocht. Indien de klacht ontvankelijk wordt verklaard, wordt het dossier meteen opnieuw bekeken zodat kan besloten worden tot een ingebrekestelling / intrekking / schorsing, geheel of gedeeltelijk, van de certificatie. In dit geval zijn de kosten van het heronderzoek ten laste van de gecertificeerde instelling.
VCA: Wijzigingen van de geldigheid van het certificaat worden bekendgemaakt via de VCA-Besacc website.
Beroep
Indien de beslissing van NORMEC BTV Audit wordt vernietigd naar aanleiding van de behandeling van een beroep, neemt NORMEC BTV Audit de nodige maatregelen om de certificatieprocedure te hernemen of te vervolledigen en dit ten laste van NORMEC BTV Audit.
In dit geval:
VCA: Wijzigingen van de geldigheid van het certificaat, bekendgemaakt via de VCA-Besacc website, worden, indien noodzakelijk, met terugwerkende kracht aangepast.
Acties voortkomend uit de behandeling van klachten en beroepen mogen niet discriminerend werken ten opzichte van de indiener ervan.